Am 11. Juni 2026 fand das Online-Webinar „AI in Office & Administration: KI datenschutzkonform einsetzen“ von AIR Artificial Intelligence Regensburg statt. Im Mittelpunkt stand die Frage, wie Unternehmen und Organisationen generative KI im Büroalltag sinnvoll nutzen können, ohne Datenschutz, Datensicherheit und Verantwortung aus dem Blick zu verlieren.
Sarah Bamberger und Luis Knarr von Projekt 29 machten deutlich, dass Datenschutz nicht als Bremse, sondern als Voraussetzung für einen verantwortungsvollen KI-Einsatz verstanden werden sollte. Entscheidend sei nicht die Frage nach einem pauschalen Verbot oder einer grundsätzlichen Erlaubnis, sondern vielmehr, welche Rahmenbedingungen geschaffen werden müssen, damit KI sicher und rechtskonform eingesetzt werden kann. Dazu gehören klare interne Regeln, eine Einordnung von Anwendungsfällen nach Risiko sowie Orientierung für Mitarbeitende. Eine Ampellogik und eine Checkliste können dabei helfen, KI-Nutzungen besser zu bewerten und Unsicherheiten im Arbeitsalltag zu reduzieren.
Hervorgehoben wurde außerdem, dass nicht allein das jeweilige Tool entscheidend ist, sondern auch Lizenzmodell, Einstellungen und der konkrete Umgang mit Daten. Business-Lizenzen bieten andere Voraussetzungen als kostenlose Versionen. Sensible oder personenbezogene Informationen müssten vermieden oder pseudonymisiert werden. Zudem sollte der generierte Output stets gemäß dem „Human-in-the-Loop“-Prinzip durch Menschen überprüft und verantwortungsvoll eingeordnet werden.
Die Faustregel „Je sensibler die Daten, desto näher an Ihr Haus – im Zweifel lokal“ bildete die passende Überleitung zum zweiten Teil des Webinars. Dr. Rüdiger Heimgärtner und Christian Eichelhardt von Intercultural User Interface Consulting rückten die technische Seite der Datensouveränität in den Fokus. Die zentrale Frage lautete: Wo landen die Daten, wenn KI-Tools im Einsatz sind? Mit anschaulichen Live-Demos wurden verschiedene Ansätze mit LM Studio, Open-Source-Modellen, AnythingLLM, Nextcloud und maßgeschneiderten Lösungen vorgestellt. Dabei wurde deutlich, dass leistungsfähige KI-Anwendungen auch lokal auf eigener Hardware und ohne ohne Cloud, Datenweitergabe und Abokosten betrieben werden können.
Das Webinar verdeutlichte: Datenschutz sollte nicht als Hindernis für den Einsatz von KI verstanden werden. Vielmehr kommt es darauf an, die passenden organisatorischen, rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen zu schaffen. So kann KI im Büroalltag praxisnah, sicher und verantwortungsvoll eingesetzt werden.